Come scrivere una lettera formale in inglese o una email

Condividi ora

Potrai cercare di evitarlo il più possibile ma uno degli ostacoli più ardui da superare nell’apprendimento della lingua inglese (come i phrasal verb o i verbi irregolari) è la redazione di una lettera, o una email, formale. Per farlo purtroppo non ti basterà un semplice traduttore perché, quando si tratta di formalità, ci sono dogmi e specifiche regole da seguire. Se ancora non sai come approcciarti all’argomento e sei pieno di dubbi a riguardo, non disperare! Vediamo assieme come scrivere una lettera formale o una e mail in inglese. 

Come scrivere una lettera in inglese o una e mail formale inglese?

Innanzitutto, è bene dire che le stesse logiche che andavano applicate quando si trattava di scrivere lettera formale inglese si applicano in toto anche quando si tratta di scrivere una mail formale inglese. Per questo è bene sapere quali sono gli errori più comuni, così da non caderci a tua volta.

1. Non utilizzare le lettere maiuscole per evidenziare le parole che secondo te sono più importanti. Non si può fare: si usa la lettera maiuscola solo ed esclusivamente ad inizio rigo;
2. Non abusare delle virgole, che molto spesso vengono usate in maniera arbitraria e del tutto fuori luogo;
3. Evita di essere ridondante: riduci al minimo i giri di parole e vai dritto al punto. 

Oltre agli errori da non commettere, ci sono altrettanti consigli che invece dovresti seguire alla lettera per sapere come scrivere una mail formale in inglese:

1. Evita sempre le contrazioni dei verbi e le abbreviazioni in generale, accettate solo in una comunicazione informale;
2. Piuttosto che le virgole, utilizza connettori e congiunzioni. Servono infatti a rendere più chiaro il significato e l’intenzione del testo;
3. Scrivi seguendo rigorosamente una struttura a paragrafi;
4. Concludi il tutto con formule prestabilite e formali.

La struttura di una lettera formale in inglese o di una email in inglese

I consigli che ti abbiamo dato finora non bastano per scrivere la perfetta lettera o mail formale in inglese, dovrai avere bene in mente anche qual è la struttura di una lettera in inglese formale da seguire:

1. Saluta in maniera formale il destinatario della comunicazione. Ci raccomandiamo di valutare bene il grado di formalità da utilizzare, ecco i principali esempi.
   • Saluti molto formali:
     • Dear Sir/ Madam, che va utilizzato quando non si conosce il nome del destinatario della mail formale in inglese ma se ne conosce la posizione;
     • Dear Mr/ Ms “congome”, quando si conosce il nome del destinatario della lettera formale inglese;
     • Dear [nome + cognome]: da usare quando si conosce il nome del destinatario della e mail in inglese ma non si è a conoscenza del suo genere, può essere un’accortezza molto apprezzata nei paesi angolofoni.
   • Saluti poco formali:
     • Dear colleagues: quando si vuole scrivere ad un gruppo di colleghi;
     • Dear [name]
2. Chiarisci in modo molto diretto l’oggetto in questione (primo incontro tra due persone/risposta ad un precedente contatto…): ricorda che le proposizioni e le formule che si possono usare quando si inizia una lettera inglese o una email variano in base al tipo di rapporto precedente;
3. Scrivi il testo della lettera in maniera chiara e concisa, senza fronzoli né giri di parole; per aiutarti a scrivere una mail in inglese potresti utilizzare elenchi di parole (bullet point) e scandire il testo in paragrafi ben strutturati. 
4. Concludi il discorso mantenendo la formalità, utilizzando come in apertura i classici saluti formali per salutare il destinatario. Vediamo alcuni esempi dei più formali:
   • Sincerely, cordialmente
   • Your sincerely, cordiali salutoìi
   • Best regards, i migliori saluti.

Esempi di email formali in inglese

Per aiutarti a capire meglio come scrivere un email formale, abbiamo pensato di fornirti due esempi pratici:

• Holiday Leave Request
  

Subject: Request for Christmas Holiday Leave

Dear Mr. [Last Name],

I hope this message finds you well. As we approach the end of the year, I would like to discuss my schedule for the upcoming Christmas holidays. I am planning to take my annual leave from [start date] to [end date]. I have ensured that my current projects will be at an appropriate stage for handover if required. Please let me know if this period is suitable or if adjustments are needed.

Thank you for considering my request.

Best regards, [Your Name]

TRADUZIONE

Richiesta di congedo per ferie

Oggetto: Richiesta di ferie natalizie

Gentile signor [cognome],

spero che questo messaggio la trovi bene. In prossimità della fine dell’anno, vorrei discutere il mio programma per le prossime vacanze natalizie. Ho intenzione di prendere le ferie annuali dal [data di inizio] al [data di fine]. Ho fatto in modo che i miei progetti attuali siano in una fase adeguata per un passaggio di consegne, se necessario. La prego di farmi sapere se questo periodo è adatto o se sono necessari degli aggiustamenti.

Grazie per aver preso in considerazione la mia richiesta.

Cordiali saluti,

[Nome e Cognome]

• Business Proposal to a Potential Client

Subject: Exclusive Offer for [Client’s Company Name] on [Your Company’s Service/Product]

Dear [Client’s First Name],

I am writing to introduce you to our latest (product), which I believe could significantly benefit [Client’s Company Name]. We have recently launched (Product/Service Description])and are offering exclusive terms to select prospective clients. I would be delighted to discuss how our solutions can meet your company’s needs and exceed your expectations in value and service.

Please let me know a convenient time for a meeting or if you would like to receive further information.

Warm regards, [Your Name] [Your Position] [Your Company Name]

TRADUZIONE

Proposta commerciale a un potenziale cliente

Oggetto: Offerta esclusiva per [nome della società del cliente] su [servizio/prodotto della vostra società].

Gentile [Nome del cliente],

Le scrivo per presentarLe il nostro ultimo (prodotto/servizio), che ritengo possa essere di grande utilità per [Nome dell’azienda del cliente]. Abbiamo recentemente lanciato [Descrizione del prodotto/servizio] e stiamo offrendo condizioni esclusive a potenziali clienti selezionati. Sarei lieto di discutere di come le nostre soluzioni possano soddisfare le esigenze della vostra azienda e superare le vostre aspettative in termini di valore e servizio.

Vi prego di comunicarmi un orario comodo per un incontro o se desiderate ricevere ulteriori informazioni.

Cordiali saluti, [Il vostro nome] [La vostra posizione] [Il nome della vostra azienda]

Se hai ancora dei dubbi su come scrivere una mail formale in inglese, contattaci e scopri di corsi di inglese di ILS Milano.